Kurzanleitung

Die nachfolgenden Empfehlungen sind entstanden aus dem Gebrauch von Helferplan.ch, Durchlesen und ausprobieren in der Demoversion lohnt sich.

So funktionierts am einfachsten

  1. Vertraue nie auf die Zuverlässigkeit des Internets – mache vor allem kurz vor dem Anlass Backups vom Gesamtplan z.B. im Browser Speichern als –> PDF Datei.
  2. Bei der Zuteilung Schichten zu Helfer zuweisen können die Helfer entweder alphabetisch, nach Organisation oder weiteren Kriterien sortiert werden. Man lässt diese Seite mit den Helfern offen und öffnet die Links „Einteilung“ mit der Funktion Rechte Maustaste –> „In neuem Tab öffnen.“
    Dann kann man einfach die Schichten nach gewünschten Kriterien filtern und schliesslich das Fenster schliessen und über die vorher schon sortierte Helferliste den nächsten Helfer einteilen.
  3. Bei der Zuteilung von Helfern zu Schichten können die Schichten nach verschiedenen Kriterien sortiert werden.
  4. Helfer ohne Mail sollten einen A4-Quer Ausdruckt ihres persönlichen Helferplans erhalten.
  5. Soll der Zeitaufwand es OK’s separat erfasst werden, so kann das „OK“ als Organisation registriert und die OK Mitglieder dieser Organisation zugefügt werden. So können z.B. auch OK Sitzungn und Arbeitem weit im Vorfeld des Anlasses erfasst werden.
  6. Zusätzlich zum täglichen Backup kann auch manuell ein Backup gestartet werden.
  7. CTRL+F ist die Abkürzung um z.B. im Browserfenster der Helfern eine Person einfach und schnell zu finden.
  8. Wird die T-Shirt Statistik Funktion verwendet, so ist genau auf die vereinbarten Grössenangaben zu achten. Z.B. ist „M: XL“ nicht das gleiche wie „M:XL“ ohne Leerzeichen nach dem Doppelpunkt. Dies betrifft eigentlich nur den Excel Import von vielen Helfern auf einmal. Bei der Registration über die Web-Maske können nur gültige Grössen ausgewählt werden.
  9. Gut zu Wissen: Schichtleiter zählen nicht für die Helferstunden, denn ein Schichtleiter kann ja bei mehreren Schichten der Schichtleiter sein. Will man die Einsatzzeit des Schichtleiters auch zählen am Anlass, so kann man z.B. eine Schicht nur für den Schichtleiter machen.
  10. Die Dauer der Schichten wird in Stunden angegeben, also z.B. 1.0 = 1h. Um aneinanderfolgende Schichten korrekt als nicht überlappend zu erkennen wird die Endzeit immer auf xx:59 resp. 0.01 Minuten weniger als eingegeben. Die Anzahl Stunden für die Summierung beibt 1.0 und somit korrekt.
  11. Um beliebige Infos an Helfer, Ressortleiter, Schichtleiter oder Organisationskontakte zukommen zu lassen benützen Sie die Funktion Diverse –> Infomail. Es können nur Texte aber keine Anhänge versendet werden. Falls trotzdem ein Anhang versendet werden soll, so lädt man es auf den Webserver der Organisation hoch und fügt den Link zu der Datei in den E-Mail Text hinzu.
  12. Jede beliebige Tabelle / Seite aus Helferplan.ch kann folgendermassen ganz einfach in Excel exportiert werden:
    1. Im Browser: Datei –> Speichern als –> HTML Datei
    2. Im Excel: Datei –> Öffnen –> HTML Datei wählen

Nicht zu empfehlen

  1. CSV Helfer Import/Export scheint kompliziert zu sein, denn wer Windows verwendet muss das Listentrennzeichen auf „Komma“ umstellen um die CVS Datei mit Excel korrekt einlesen zu können. Alternative: XLSX Import.
  2. Wenn die Schichten erstellt wurden und begonnen wurde Helfer einzuteilen, dann auf keinen Fall:
    1. Schichten nicht zeitlich schieben (Startzeit oder Dauer) – dadurch können unerwünschte Doppelbelegungen entstehen. Die s wird von Helferplan.ch nicht erkannt.
    2. Die Tätigkeiten Beschreibung muss genau so bleiben, nur die Anzahl benötigter Helfer mit entsprechender Tätigkeit kann variiert werden. Nur so ist garantiert, dass im Tätigkeiten Auswahlmenü die richtige Anzahl noch offener Helfer pro Tätigkeit angezeigt wird.
  3. Helferplan.ch verhindert Doppelbuchungen von Helfern. Wenn man aber eine Schicht mit schon eingeteilten Helfern „mutiert“ und zeitlich „verschiebt“, so kann es Doppelbuchungen geben. Je nachdem kann das gewünscht sein, aber der Normalfall ist es sicher nicht. Also Wenn die Einteilung der Helfer zu einer Schicht gestartet ist die Schichtzeiten (Start, Dauer) nicht mehr schieben.
  4. Plane Information und Helferplan Versand rechtzeitig vor dem Anlass.

Gut zu wissen

  1. Um für die grossen E-Mail Provider wie Google, Hotmail, GMX, Bluewin usw. nicht als Spammer erkannt zu werden, wird sämtlicher E-Mail Versand über eine Warteschlange gedrosselt auf 1 Mail / Minute (60 Mails/h). Die Warteschlange wird von allen Helferplan instanzen geteilt.
    Mailaufträge welche einmal der Warteschlange hinzugefügt worden sind werden der Reihe nach abgearbeitet und können nicht gelöscht werden. Der Stand der Warteschlange ist im Menü Diverse -> Infomail ersichtlich.